Godkendt.
Sofie De Bretville Olsen (S) deltog ikke i sagens behandling.
23074377
Administrationen indstiller til sundhedsudvalget:
Formanden satte indstillingen til afstemning:
For stemte: A (2), B (1), F (1), V (1), Ø (2), i alt 7.
Imod stemte: C (3) og O (1), i alt 4.
Undlod at stemme: 0.
I alt 11.
Indstillingen var herefter taget til efterretning.
Sundhedsudvalget behandlede på møde den 22. november 2023 en sag vedrørende bemanding af julen 2023 på Akuttelefonen 1813. Udvalget besluttede på mødet at genoptage sagen, idet udvalget ønsker en opdateret og supplerende status for estimerede svartider på Akuttelefonen ved et ekstraordinært møde i sundhedsudvalget før jul.
Sundhedsudvalget forelægges med nærværende sag en opdateret og supplerende status på den forventede bemanding af julen i 2023, herunder de estimerede svartider, på Akuttelefonen 1813. Der vil indledningsvist være oplæg fra Thomas Reimann, konstitueret direktør i Akutberedskabet i Region Hovedstaden, som vil fortælle om den forventede bemanding og konkretisere den forventede svartid for borgerne i julen 2023, jf. bilag 2.
Administrationen bemærker, at nedenstående sagsfremstilling er identisk med sagsfremstillingen til sundhedsudvalgets møde den 22. november 2023 med undtagelse af afsnittene "Præsentation af bemandingsbehov og aktuelt planlagt bemanding i julen" og "Akutberedskabets forventninger til ventetiden ifm. julen 2023".
Akutberedskabet har arbejdet målrettet med bemanding af julen 2023, så der sikres de bedst mulige svartider på Akuttelefonen 1813 i juledagene inden for budgettet.
Akutberedskabet orienterer med denne sag sundhedsudvalget om forventningerne til julen 2023, herunder hvordan der arbejdes med planlægning af bemanding af de enkelte dage med afsæt i den forventede aktivitet. Det skal bemærkes, at bemandingsplanen i juledagene opdateres løbende frem mod jul.
Der er i julen 2023 mange dage, hvor almen praksis har lukket (markeret med gråt i tabel 1 nedenfor). På disse dage er Akuttelefonen 1813 borgernes eneste indgang ved akut sygdom og skade døgnet rundt, hvilket erfaringsmæssigt giver et øget antal opkald og dermed også et øget behov for bemanding.
Det er erfaringen fra julen 2022, at det særligt er i weekend/helligdage (den 24. december - den 26. december og i dagene omkring nytår), at der er udfordringer med lange svartider. Samtidig er der en højere opkaldsaktivitet på de dage, se. evt. figur 2 og 3 i bilag 1.
Planlægning af julen 2023
Akutberedskabet har, med afsæt i anbefalingerne fra 1813-taskforcen, arbejdet med at blive bedre til at bruge data for forventet opkaldsaktivitet, medarbejdernes performanceniveau mv. i planlægningen af bemanding, så borgerne oplever så korte svartider som muligt indenfor rammerne af budgettet. Akutberedskabet arbejder på at blive et moderne callcenter, der er drevet af principper for effektiv callcenterdrift samtidig med, at den sundhedsfaglige kvalitet bibeholdes, så borgernes opkald håndteres optimalt både fra et sundheds- og callcenterfagligt perspektiv.
Planlægningen af julen og andre højtider starter i god tid. Sygeplejerskerne udgør den faste bemanding på Akuttelefonen 1813. Alle årets helligdage, inkl. julen 2023, blev allerede fordelt mellem sygeplejerskerne sidste år. Sygeplejerskerne kender derfor på forhånd deres vagter, hvilket bidrager til en stabil helligdagsbemanding for sygeplejerskerne. Der er dog fortsat mangel på sygeplejersker på 1813, og ligesom i resten af sundhedsvæsenet er det vanskeligt at rekruttere. Det har medført et behov for øget brug af læger til dækning af vagter - også på helligdage. Lægerne er ansat som konsulenter, og har en overenskomst, der ikke forpligter dem til at tage vagter. Derfor arbejder 1813 fortsat med at vagtsætte læger i julen.
For at gøre arbejdet i julen attraktiv for medarbejderne har Akutberedskabet fokus på at tilbyde en mere fleksibelt arbejdstilrettelæggelse, fx i form af hjemmearbejde og fleksible vagter. Dette gælder også i forbindelse med julen i år. Det er hensigten, at de sundhedsfaglige visitatorer, der arbejder hjemme i weekend og helligdage, skal være med til at modvirke opbygning af lang ventetid i de typiske peaks (fx tidligt om morgenen mellem kl. 7 og 8).
Konkrete tiltag for optimering af bemandingen ifm. julen 2023
Som noget nyt er planlægningen af julen 2023 sket med understøttelse af et Workforce Managementsystem (WFM), som er et forecast- og et planlægningsværktøj. Systemet muliggør bl.a. en bedre mulighed for at forudse bemandingsbehovet i de enkelte klokketimer på alle dage ifm. julen. Bemandingsbehovet udregnes bl.a. på baggrund af data for:
Tidligere har vagtplanlægningen på Akuttelefonen 1813 været mere håndholdt, hvilket ikke har givet de samme forudsætninger for en detaljeret planlægning af bemandingen. Som led i arbejdet med at implementere systemet, er der ansat en specialist i WFM, som har bistået vagtplanlæggere og afdelingsledelsen på Akuttelefonen 1813 med planlægningen af julen 2023. Det har givet positive resultater, idet flere vagter er justeret, så de i højere grad passer til de tidspunkter, hvor der forventes travlhed på telefonerne. Det er af stor betydning, da en skæv timing mellem opkaldsmønster og bemanding kan medføre opbygning af en kø, som tager lang tid at nedbringe igen. Opbygning af kø skal i videst muligt omfang forebygges. Resultaterne fra det nye setup evalueres efter jul.
Præsentation af bemandingsbehov og aktuelt planlagt bemanding i julen
Sundhedsudvalget vil forud for mødet den 18. december 2023 få tilsendt Thomas Reimanns, konstitueret vicedirektør i Akutberedskabet, oplæg. Det nødvendige bemandingsbehov pr. klokketime og den aktuelt planlagte bemanding i perioden den 22. december 2023 til den 1. januar 2024 vil fremgå af oplægget.
Akutberedskabets forventninger til ventetiden ifm. julen 2023
Akutberedskabet har stort fokus på vagtplanlægning i år, og det er ambitionen at færre borgere skal vente unødigt lang tid på at komme igennem til 1813 i juledagene ift. tidligere år. Akutberedskabet har ultimo november/primo december kodet den forventede vagtplan ind i det nye Workforce Management system (WFM). Systemet er et værktøj, der understøtter 1813’s udvikling imod effektiv callcenterdrift. Akutberedskabet kan med udgangspunkt i det nye WFM-system estimere den forventede svartid med afsæt i en række forudsætninger bl.a. den forventede aktivitet, performanceniveu mv. Den estimerede svartid i juledagene opgøres fx som andelen af borgere, der får besvaret deres opkald indenfor 5 og 30 minutter. Det er Akutberedskabets intention at bemande så meget som muligt inden for den økonomiske rammer, der er til rådighed (jf. aftalte budgetloft).
Akutberedskabet arbejder også med andre områder, der kan optimere vagterne. Et konkret tiltag er større grad af ledelsestilstedeværelse på 1813 i weekender og helligdage. Det hjælper bl.a. medarbejderne til at få en god vagt og samtidig sikres, at afholdelse af pauser er afstemt med peaks i antal indkomne opkald. Desuden håndterer ledelsen dialog med samarbejdspartnere (fx akutmodtagelser og kommuner), så medarbejderne har ro til at fokusere på kerneopgaven. Medarbejdernes trivsel er et vigtigt fokusområde, og særligt i julen, hvor der er ekstra travlt.
Såfremt indstillingen tiltrædes tages status for den forventede bemanding og de estimerede svartider på Akuttelefonen 1813 henover jul og nytår 2023 til efterretning.
Sagen forelægges sundhedsudvalget den 18. december 2023.
Charlotte Hosbond / Line M. Rasmussen
23068886
Intet.
Bilag 1: Bilag 1. Sag til sundhedsudvalget 22.11.23 vedr. bemanding af julen 2023 på Akuttelefonen 1813