Bilag 1: Aftaletekst vedr. regionernes økonomi i lyset af COVID-19At forretningsudvalget overfor regionsrådet anbefaler, at regionsrådet godkender:
Sagen var oprindeligt planlagt til behandling på det ordinære forretningsudvalgsmøde den 14. april. Der forventes at skulle træffes væsentlige beslutninger i forhold til Region Hovedstadens muligheder for at indkøbe under COVID-19-situationen samt regionens koordinerende rolle i forhold til de øvrige regioner og staten, hvorfor det er nødvendigt, at sagen behandles før påske i både forretningsudvalget og regionsrådet. Dagsorden og bilag er på grund af sagens hastende karakter udsendt med kortere frist end 4 hverdage.
Regionsrådets beslutning den 8. april 2020:
Godkendt.
Erik Gregersen (A), Line Ervolder (C), Paw Karslund (O) og Per Roswall (V) deltog ikke i sagens behandling.
Forretningsudvalgets beslutning den 8. april 2020:
Sagens fortrolighed blev drøftet på foranledning af spørgsmål fra Dansk Folkeparti. Det blev aftalt, at der laves et referat af sagen, hvor hovedparten af sagens oplysninger fremlægges offentligt. De oplysninger, der ikke kan fremlægges offentligt, vil blive overstreget.
Forretningsudvalget stillede ændringsforslag til indstillingspunkt 1. Indstillingspunktet lyder herefter:
1. ”at administrationen bemyndiges til at kunne foretage dispositioner og indgå aftaler om indkøb og forudbetaling af udstyr, værnemidler mv., relateret til regionens indsats overfor COVID-19, og hvor den efterfølgende bevillingsmæssige hjemmel gives med indstillinger herom i de løbende økonomirapporter. Bemyndigelsen gælder frem til og med den 30. juni 2020.”
Indstillingspunkt 1 var herefter anbefalet.
Indstillingspunkterne 2 til 5 blev anbefalet.
Region Hovedstaden har siden den 15. marts 2020 været i kriseberedskab som følge af den globale pandemi med COVID-19. Den globale udbredelse af COVID-19 har betydet, at markedet for værnemidler, testudstyr og andet kritisk udstyr er ekstremt presset og uforudsigeligt. Regionens indkøbsfunktion oplever stærkt stigende priser, krav om at handle hurtigt og et øget krav om forudbetaling for at kunne indgå aftaler. Det har derfor vist sig nødvendigt at fravige de normale udbudsregler, og også at acceptere noget større risici ift. kontrakter og efterfølgende levering. Dette indebærer, at der vil kunne opstå tab som led i bestræbelserne på at sikre værnemidler og kritiske varer til hospitalerne. Det er ikke muligt at foretage helt den samme kvalitetskontrol af produkterne forud for bestilling. Der foretages dog altid en kontrol af kvaliteten ved modtagelse og forud for ibrugtagelse. Der arbejdes samtidig med at få indenlandsk produktion op at stå i samarbejde med private aktører og produktionsvirksomheder, hvilket også indebærer økonomiske dispositioner fx til test og opsætning af produktion.
I lyset af denne situation, og begrundet i et voldsomt stort forbrug af værnemidler og andet kritisk udstyr, er der behov for at give en bemyndigelse til at godkende dispositioner af økonomisk art, som der ikke nødvendigvis på forhånd foreligger en bevilling til. Regionsrådsformanden og regionsdirektøren så sig tidligt i forløbet nødsaget til at udstede en administrativ bemyndigelse til koncerndirektør Jens Gordon Clausen og økonomidirektør Jens Buch Nielsen. Formålet var, at arbejdet med at sikre tilstrækkeligt med værnemidler og testkapacitet kunne påbegyndes. Med denne sag søges om en formel politisk godkendelse af bemyndigelsen.
Endvidere ønskes det med sagen, at regionsrådet godkender, at administrationen på anmodning fra NOST koordinerer og forestår indkøb af varer på vegne af alle regioner samt andre offentlige myndigheder inden for en ramme på op til 1,5 mia. kr. Beløbsrammen er fastsat ud fra et skøn, som bl.a. afhænger af pandemiens varighed, priser på værnemidler mv., og der kan blive behov for udvide rammen. Administrationen vil i givet fald forelægge en ny sag for forretningsudvalget og regionsrådet.
Sagen forelægges som fortrolig, idet sagen indeholder oplysninger om kommende økonomiforhandlinger og om afvigelser fra regionens normale indkøbsprocedurer, herunder gennem brug af forudbetalinger. Fortroligheden er begrundet i hensynet til det offentliges økonomiske interesser, herunder udførelsen af det offentliges forretningsvirksomhed.
Dele af sagen kan godt omtales offentligt efter sagens vedtagelse. Pressemeddelelsen, der er vedlagt som bilag 9, er udformet, så den indeholder de væsentlige dele af sagen, som regionsrådets medlemmer ikke behøver behandle fortroligt.
Udstedelse af bemyndigelse
De statslige sundhedsmyndigheder har henstillet til, at regionerne i den nuværende situation gennemfører de nødvendige tiltag. Regionerne er i den forbindelse stillet i udsigt, at der vil være en økonomisk kompensation efterfølgende. Den ekstraordinære situation, som nødvendiggør at regionen handler hurtigt og foretager store indkøbsordrer, betyder, at den almindelige indkøbspraksis ikke kan følges fuldt ud. Det indstilles på denne baggrund, at der delegeres en disponerings- og anvisningsbeføjelse til
til at godkende indkøb og andre økonomiske dispositioner, som vurderes nødvendige af hensyn til behandling af patienter med COVID-19. Beføjelserne kan i nødvendigt omfang videredelegeres.
Den efterfølgende bevillingsmæssige hjemmel gives med indstillinger herom i de løbende økonomirapporter. Bemyndigelsen gælder frem til 30. juni 2020. Dispositioner af to-cifrede millionbeløb vil blive rapporteret til regionsrådsformanden og regionsdirektøren.
Indkøb og udlæg med henblik på at dække indkøbsbehov hos andre offentlige myndigheder
I forbindelse med håndteringen af COVID-19 er det fra nationalt hold vurderet, at der aktuelt er behov for at sikre løbende forsyning og opbygning af robuste lagre af bl.a.:
Der er en drøftelse med Finansministeriet om den samlede ramme, og der er lavet nogle grove skøn, pt. et samlet behov omkring 2,5 mia. kr., jf. bilag 7. NOST har bedt Region Hovedstaden om at stå for indkøb og koordinere det samlede behov på vegne af alle regioner, kommuner, staten og udvalgte private aktører, som leverer sundhedsydelser til regionerne. På den baggrund anmoder administrationen om bemyndigelse til at kunne indgå indkøbsaftaler og foretage forudbetalinger af varer inden for en ramme på op til 1,5 mia. kr. Der etableres hermed mandat til løbende at gennemføre indkøb til opbygning af den nødvendige lagerkapacitet. Aktuelt arbejdes der på at tilvejebringe den mængde af værnemidler og udstyr, der vurderes nødvendige for at dække behovet i op til seks måneder. Der er i regi af NOST udarbejdet et notat, som giver en ramme og indikation for det samlede behov for værnemidler, jf. bilag 3 og 4 på sagen. Forretningsudvalget vil månedsvis blive orienteret om status for indkøb og dispositioner inden for rammen.
I regi af NOST er der etableret en struktur, der har til formål at skabe løsninger på konkrete problemer eller mangelvarer i relation til anskaffelse af kritiske værnemidler og udstyr mv. I indsatsen indgår tillige opgaven med at sikre den nødvendige transport af de indkøbte varer, jf. bilag 5 til denne sag. Store danske indkøbsorganisationer i det kinesiske marked kan i dette setup udpeges til at agere på Region Hovedstadens vegne og kan sammen med Udenrigsministeriet verificere og kvalitetssikre varerne på stedet.
Administrationen har udarbejdet en midlertidig proces til håndtering af forudbetalinger via bankoverførsel til leverandører. Ved hovedparten af aftalerne med leverandører i Kina har det ud fra en nødretsbetragtning vist sig nødvendigt helt eller delvist at betale forud med henblik på, at regionen har kunnet sikre sig kritiske leverancer. Behovet for forudbetalinger skyldes det eksplosivt øgede behov for kritiske varer og udstyr, der bevirker, at leverandørerne kræver garanti i form af forudbetaling, da de ellers afsætter leverancerne til anden side.
Status for indkøb COVID-19 indsatsen indtil nu (pr. 6. april 2020)
Som nævnt har administrationen set sig nødsaget til at agere hurtigt for at tilvejebringe de fornødne værnemidler og testudstyr. Administrationen har i perioden fra 15. marts til den 6. april foretaget dispositioner i regi af NOST for anslået 500 mio. kr. (jf. bilag 8). Indtil videre har disse indkøb været finansieret ved et træk på regionens kassebeholdning. Udover disse større centrale indkøb og dispositioner, kommer indkøb af værnemidler og udstyr på hospitalerne afholdt af midler indenfor deres respektive driftsbudgetter.
Med sagen indstilles, at ovenstående dispositioner finansieres af regionens kassebeholdning evt. inklusiv reserven på 100 mio. kr. afsat i forbindelse med Budget 2020-23. Parallelt hermed afsøger administrationen muligheden for bemyndigelse til ekstraordinær lånoptagelse i Social- og Indenrigsministeriet, samt eventuel mulighed for at tilvejebringe likviditet via de øvrige regioner, som følge af Region Hovedstadens særlige rolle i regi af NOST.
Det er administrationens klare forventning, at udgifter direkte relateret til indsatsen overfor COVID-19 vil blive dækket af staten som tilfældet med respiratorerne, jf. bilag 6. Der henvises i den forbindelse til aftalen indgået mellem regeringen og Danske Regioner den 26. marts 2020 om Tiltag vedr. regionernes økonomi i lyset af COVID-19 (se bilag 1), hvoraf det fremgår, at regeringen vil sikre, at der er finansiering i regionerne til den ekstraordinære indsats til COVID-19-relaterede tiltag.
Afklaringen af formelle rammer, herunder lovgrundlag mv., pågår aktuelt i dialog mellem Danske Regioner og staten.
NOST har udpeget Region Hovedstaden til at lede regionernes indkøb af kritiske varer i indsatsen mod COVID-19. Hvis sagen godkendes, vil administrationen med regionsrådets bemyndigelse kunne varetage opgaven med at koordinere og indkøbe varer, der vurderes kritiske for den samlede indsats overfor COVID-19, på vegne af regionerne og andre offentlige myndigheder.
Administrationen vil ud fra en konkret vurdering kunne fravige normal procedure og forudbetale for varer, der vurderes kritiske i forhold til indsatsen overfor COVID-19. Beslutningen om, at regionen kan betale forud for varer, medfører risiko for, at regionen betaler for varer, som efterfølgende ikke leveres. Situationen med mangel på varer globalt betyder, at regionen indgår aftaler med en del nye leverandører. Samtidig er ikke det ikke muligt altid at foretage de gængse kontrolforanstaltninger, der er derfor en øget risiko for tab. Det må samtidig antages, at det efterfølgende kan vise sig vanskeligt at indhente regionens tilgodehavende. Udgifter, herunder eventuelle tab, vil indgå i de økonomiske drøftelser med Finansministeriet jf. aftalen mellem regeringen og Danske Regioner (bilag 1), hvoraf det bl.a. fremgår, at COVID-relaterede udgifter undtages fra det regionale udgiftsloft.
Med sagen gives administrationen en samlet ramme på op til 1,5 mia. kr. til at kunne indgå aftaler om indkøb af værnemidler, kritisk udstyr mv. på vegne af alle regioner og øvrige offentlige instanser. Ved afsætning af værnemidler, kritisk udstyr mv. fra regionale centrallagre til de enkelte aftagende myndigheder mv. er det aftalt, at der løbende afregnes til kostpris.
Det er aftalt med NOST, at indkøbsudgifterne i udgangspunktet afholdes af ordregiverne. Efter COVID-19 skal det sikres, at overskydende og eventuelle uafsættelige lagre samt tab på gennemførte dispositioner, hvor leverancer er udeblevet mv., ikke belaster Region Hovedstadens økonomi alene, men håndteres på tværs af stat, regioner og kommuner. Såfremt der mod forventning ikke opnås fuld dækning af merudgifterne gennem aftalen med staten, vil administrationen rette henvendelse til de øvrige regioner med henblik på en solidarisk håndtering af merudgifter og eventuelle tab.
Finansministeriet har i forbindelse med de aftaler, der er indgået mellem regeringen, KL og Danske Regioner om tiltag ift. COVID-19, anerkendt, at eventuelle økonomiske udfordringer i den forbindelse, efterfølgende vil skulle løftes.
Sagen forelægges forretningsudvalget den 8. april 2020 og regionsrådet den 8. april 2020.
Svend Særkjær/Marie Kruse
20024715..
Bilag 1: Aftaletekst vedr. regionernes økonomi i lyset af COVID-19
Bilag 2: Vejledning om kommuner og regioners indkøb i forbindelse med håndtering af COVID-19
Bilag 3: Indikativ opgørelse af det forventede nationale forbrug af værnemidler (NOST)
Bilag 4: Status på forsyning (NOST)
Bilag 5: Arbejdsdeling vedrørende indkøb af værnemidler og kritisk udstyr (NOST)
Bilag 6: Mail vedr. udbygning af respiratorkapacitet
Bilag 7: Referat af møde i NOST 3. april