Denne sag handler om den økonomiske udvikling i perioden 1. juli 2019 til 30. september 2019 samt status for tid og kvalitet for det kvalitetsfondsfinansierede projekt Nyt Hospital Hvidovre. Væsentlige efterfølgende begivenheder frem til mødesagens forelæggelse er desuden beskrevet i mødesagen.
Status for Nyt Hospital Hvidovre
Arbejderne på Nybyggeriet
Råhuset blev overdraget i 2. kvartal 2019. Den 26. juli 2019 ophørte den delvise entrepriseudsættelse, som var sat i værk fra den 30. april 2019. Samtidigt igangsatte facadeentreprenøren montagen på etape 2 af nybyggeriet. Efterfølgende har øvrige relevante entreprenører sat arbejder i gang på pladsen. Under den delvise entrepriseudsættelse har fokus været på at få udarbejdet en ny styrende hoved- og arbejdstidsplan, få afklaret tekniske forespørgsler og økonomiske krav, samt få udbedret utætheder i den monterede facade, der var konstateret i foråret 2019. Utæthederne var vurderet til at være fuldt udbedrede i august 2019, men har betydet, at en række efterfølgende entrepriser ikke kunne starte planmæssigt op.
Der er opstået problemer med de støbte betondæk, som giver udfordringer for det efterfølgende arbejde med gulvene. Der er derfor igangsat en syn- og skønssag for at afdække problemet og placere ansvaret.
Forlængelse af tidsplan
På mødet i hospitalsbyggestyregruppen den 28. august 2019 blev det besluttet at følge totalrådgivers oplæg til forlængelse af den samlede arbejdstidsplan. Hermed blev tidspunktet for afholdelse af overdragelsesforretningen (AB 92) for Nybyggeriet udskudt til 19. marts 2021. Tidspunktet blev således skubbet med fire måneder ud over de to måneder, der fulgte af entrepriseudsættelsen. Totalrådgiver har efterfølgende foreslået at forlænge tidsplanen med yderligere tre måneder, så AB-afleveringen bliver den 21. juni 2019. Den politiske følgegruppe er orienteret om den seneste forlængelse på en mail den 29. november 2019. Ibrugtagningen af Nybyggeriet forventes at blive primo 2022.
Den samlede projekttidsplan er forlænget med halvandet år, siden anmodningen om udbetaling fra kvalitetsfonden blev indsendt. Da opstart af de sidste rokadeplansarbejder er afhængig af udflytning til Nybyggeriet, kan de sidste arbejder tidligst sættes i gang primo 2022. Hermed bliver ibrugtagningen af den sidste del af kvalitetsfondsprojektetet forskudt til medio 2023.
Udgifter i forbindelse med forlængelsen af tidsplanen
Den politiske følgegruppe blev på mødet den 20. september 2019 orienteret om vurderingen af de samlede omkostninger, som er relateret til den samlede forlængelse i forhold til udbudstidsplanen. Omkostningerne omfatter således de vurderede byggepladsomkostninger samt den vurderede nødvendige styrkelse samt forlængelse af totalrådgivning og byggeledelse. En aftale om styrket rådgivning vil blive indgået med forbehold for tilbagesøgning, da det er under afklaring, hvorvidt totalrådgiverne og/eller byggeledelsen har været årsag til de indtrufne forsinkelser.
Krav fra entreprenørerne på Nybyggeriet
Den nye byggeledelse har siden tiltrædelsen i maj 2019 haft fokus på at afklare de fremsendte ekstrakrav fra entreprenørerne. Projektorganisationen ser med alvor på den hidtidige langsommelige afklaring, da uafklarede krav bidrager til stor usikkerhed om det fremtidige reservebehov. Bygherre har ligeledes skærpet fokuset på at afklare, hvilke entreprenørkrav, der retteligt kan rettes mod andre entreprenører.
Beslutning om ændringer inden for det samlede kvalitetsfondsprojekt
Region Hovedstadens kapacitetsanalyser forudser, at der ikke længere er behov for at ombygge samtlige af de planlagte etaper i sengeombygningsprojektet. Det skyldes blandt andet den politiske beslutning om at bevare de medicinske senge på Amager- og Glostrupmatriklerne. På mødet den 28. august 2019 traf hospitalsbyggestyregruppen derfor beslutning om at aflyse ombygning af de resterende sengeetaper, etape 2D og etape 3. Beslutningen betyder, at omfanget af ombyggede sengestuer reduceres fra 159 til 111 patientværelser, svarende til ombygning af 56 af de 80 4-sengsstuer. Konsekvensen af aflysningen vil blive et reduceret omfang af modernisering af eksisterende sengestuer.
Med aflysningen er der tilvejebragt budget til styrkelse og forlængelse af totalrådgiver og byggeledelse, mens der er sket en styrkelse af bygherres reserver. Hospitalsbyggestyregruppen pointerede på mødet, at projektledelsen fortsat skal have fokus på at begrænse omfanget af ekstraomkostninger i byggesagen.
Der er i hospitalets samlede generalplanlægning forudsat, at alle ikke-moderniserede sengestuer fremadrettet kun anvendes som 1- eller 2-sengsstuer. Dette vil også gælde for de områder, hvor modernisering nu er aflyst. Konsekvensen af aflysningen er et reduceret omfang af modernisering af eksisterende sengestuer, og betyder således, at omfanget af ikke-moderniserede sengestuer, er større end anført i den oprindelige ansøgning til ekspertpanelet i 2012. Beslutningen vurderes at have konsekvenser for patientoplevelsen samt en reduceret mulighed for effektiviseringer ved begrænsning af smitterisici ved flersengsstuer.
Ombygningsprojekterne i eksisterende hospital
Ombygningerne af ambulatorierne (Rokadeplanen) og sengestuerne er opdelt i mindre etaper. Opstart af projektering af ombygningen af Ortopædkirurgisk Enhed er pga. andre opgaver i projektteamet udsat til ultimo 2019. De resterende rokadeplansarbejder kan først sættes i gang efter indflytning i Nybyggeriet. I Sengestueprojektet er etape 2C, ombygningen af Sengebygning 3 syd, afleveret og ibrugtaget i juni 2019.
IMT-investeringer
Projektorganisationen er sammen med Hospitalet og Center for It, Medico og Telefoni ved at evaluere de tidligere behovsanalyser for IMT-investeringer. Ved at aflyse de resterende sengeombygningsprojekter frigøres der IMT-budget, der var afsat til disse delprojekter, og midlerne kan derefter anvendes til andre formål. En eventuel beslutning om at anvende afsatte IMT-midler til andre formål kan betyde, at Sundheds- og Ældreministeriets tilsagnskriterium om minimums IMT-investeringer kan blive udfordret.
Risikobillede og change requests (ændringstiltag)
Risikobilledet er i 3. kvartal 2019 forbedret væsentligt. Forbedringen skyldes blandt andet, at der under den delvise entrepriseudsættelse har pågået afklaring af projektmodellen, tidsplanerne og flere andre risikofaktorer, og at den delvise entrepriseudsættelse i sig selv udgjorde en risiko. Værdien af projektets change requests er faldet med 20 mio. kr., hvilket blandt andet skyldes, at de resterende sengeombygningsetaper er aflyst, mens projektet omvendt har identificeret to ny ændringsmuligheder. Begge ændringer vedrørte aktiviteter i sengeombygningsprojektet.
Administrationens vurdering – grundig risikostyring og usikkerhed om reserverne
Administrationen vurderer, at det betydelige antal verserende krav for ekstraarbejder fortsat skaber usikkerhed om, hvorvidt reserverne er tilstrækkelige.
Administrationen finder det hensigtsmæssigt, at der er truffet beslutning om at aflyse de sidste etaper af sengestueombygningerne. Beslutningen betyder dog, at projektets til- og fravalgsliste (change request-liste) er mærkbart reduceret, hvilket reducerer de fremtidige handlemuligheder væsentligt. Der er tilføjet et tiltag på change request-listen, som kan udfordre regnskabsinstruksens bestemmelser om budgetandel til IMT.
Administrationen har fokus på at sikre, at projektorganisationen løbende vurderer projektets risici og forholder sig til, hvilke konsekvenser det aktuelle risikobillede har for projektøkonomien og tidsplanen. Administrationen har tiltro til, at projektorganisationen nøje afvejer reduktioner af risikobilledet i forhold til omkostningerne forbundet med det. Administrationen vurderer således, at den delvise entrepriseudsættelse, styrkelsen af byggeledelsen og totalrådgivningen, samt forlængelsen af tidsplanen har reduceret risikobilledet væsentligt, velvidende at det har afledt ekstrakrav fra både totalrådgivning, byggeledelse og entreprenører. Administrationen bifalder i den forbindelse, at projektorganisationen påtænker at acceptere ekstrakravene for udvidet totalrådgivning og byggeledelse med tilbagesøgningsforbehold. Administrationen kan også konstatere, at projektorganisationen og den nye byggeledelse foretager en grundig behandling af entreprenørernes ekstrakrav, bl.a. med henblik på at rette flere af entreprenørkravene videre mod andre entreprenører eller totalrådgiverne, så bygherres betaling for ekstrakrav reduceres.
Desuden vurderer administrationen, at projektledelsens indsats har bidraget væsentligt til at forbedre samarbejdet med totalrådgiver. Styrkelsen af totalrådgivning og byggeledelse vil med en endelig aftale mellem totalrådgivergruppen og projektledelsen fortsætte frem til entrepriseaflevering, hvilket må forventes at forbedre samarbejdet med entreprenørerne.
Eksterne vurderinger af kvartalsrapporten
Revisionens erklæring
Erklæringen viser, at kvartalsrapporteringen for perioden 1. juli 2019 til 30. september 2019 efter revisionens opfattelse, i alle væsentlige henseender, er udarbejdet i overensstemmelse med Regnskabsbestemmelserne.
Revisionen har ikke fundet forhold, som kan give anledning til kritik af kvartalsrapportens beskrivelse af projektets fremdrift, resterende forbrug samt risici knyttet til projekternes fremdrift og færdiggørelse.
Revisionen henleder også opmærksomheden på nogle forhold i kvartalsrapporteringen. Revisionen fremhæver bl.a. DTØ's bemærkninger om ekstrakravene og risikobilledet, som forklaret nedenfor under risikovurderingen.
Desuden bemærker revisionen, at hospitalsbyggestyregruppen har besluttet at forlænge udførslen af Nybyggeriet med seks måneder, og at det samlede projekt derfor først forventes færdigt medio 2023. Revisionen konstaterer også, at Nybyggeriets økonomi er presset, og endelig bemærker man, at hospitalsbyggestyregruppen har besluttet at aflyse de resterende sengeombygninger, således at der kan frigives midler til Nybyggeriet. Administrationen bemærker i den forbindelse, at beslutningen om at aflyse sengeombygningerne også var en følge af den politiske beslutning om at bevare sengene på Amagermatriklen, og at regionens seneste kapacitetsanalyser ikke vurderer, at der er et behov for ombygningerne. Administrationen bifalder som nævnt ovenfor, at der frigives midler til Nybyggeriet, og at der kun ombygges de sengestuer, der er nødvendige. Administrationen vurderer som nævnt også, at beslutningen om at forlænge udførslen har reduceret projektets risikobillede.
Den uafhængige risikovurdering fra "Det Tredje Øje" (DTØ)
Den uafhængige risikovurdering bemærker, at at der er et voksende pres på reserverne ved udgangen af 3. kvartal 2019, vurderet ud fra projektorganisationens risikovurdering og risikolog. DTØ bemærker, at projektorganisationen har modtaget væsentlige krav fra entreprenører som følge af projektfejl, forlænget byggetid og delvis entrepriseudsættelse, og krav fra totalrådgivere omkring styrket byggeledelse.
Endelig har DTØ en række anbefalinger mht. at få afklaret tvister, tidsplan, efterprojektering og risici. DTØ anbefaler også, at projektorganisationen fortsat har fokus på totalrådgivers håndtering af krav og tekniske forespørgsler, og endelig anbefaler DTØ, at man fortsat anvender den nye model for prognosticerede reservetræk. Administrationen tilslutter sig DTØ's vurdering, og konstaterer, at projektorganisationen, TRG og den nye BL har fået afklaret en del tekniske forespørgsler og behandlinger af ekstrakrav, og fortsat prioriterer højt at få behandlet de resterende. Administrationen henviser også til projektorganisationens omfattende fokus på at sikre fremdrift og økonomi, herunder at afveje risikobillede og omkostninger, og endelig bemærker administrationen, at der hos projektorganisationen er stort fokus på at få udarbejdet en revideret tidsplan.
