Rapporteringen på regionsrådets forbedringsplan for SP indeholder i alt 19 initiativer, som fremgår af 4.-kvartal-rapporteringens punkt 1.3 - 1.11, idet punkt 1.4 "Prioriterede SP-temaer" dækker over i alt 9 initiativer (bilag 2).
Samlet status ved udgangen af december 2018
Samlet set er status pr. 31. december 2018, at et enkelt initiativ er afsluttet, 10 ud af 19 initiativer rapporterer i grøn baseret på god fremdrift i forhold til planen. Seks initiativer rapporterer i gul og to i rød.
Ved 3.-kvartal-rapporteringen var status, at 14 ud af 19 initiativer rapporterede i grøn. Nedgangen i antallet af initiativer, der rapporterer i grøn, skyldes primært, at administrationen, på baggrund af anbefalingerne fra det nedsatte IT-ekspertråd, har valgt at prioritere og fokusere ressourcer til opgraderingen af SP2018 og LPR3. Dertil kommer, at den forestående opgradering tilsiger, at opsættelige initiativer og udrulninger udsættes til efter opgraderingen er gennemført for ikke unødigt at belaste hospitalerne og Center for It, Medico og Telefoni (CIMT) yderligere. For nærmere beskrivelse af gule og røde initiativer se samlet status under 4.-kvartal-rapporteringens punkt 1 (bilag 2).
I november/december 2018 gennemførte regionen en spotmåling af brugernes oplevelse af SP. Målingen udgør et værdifuldt input til det igangværende arbejde med at forbedre SP. Regionsrådet blev orienteret om målingens resultater d. 12. december 2018. I vedlagte dashboard angives resultaterne - se punktet "SP SPOT-måling fra nov./dec. 2018" (bilag 1).
Rapporteringen indeholder endvidere status på følgende områder med uddybning af udvalgte delparametre, idet der henvises til rapporten for yderligere detaljering; fra rapporten:
- Problemer med medicinmodulet - status på forbedring af medicineringsfunktionaliteten i SP
Gennemførte og planlagte forbedringer af medicineringsfunktionaliteten fra januar 2018 frem til opgraderingen til SP2018 i februar 2019
Siden den 1. januar 2018 er der i alt gennemført 41 forbedringer af medicineringsfunktionaliteten. For en nærmere beskrivelse af de gennemførte forbedringer se præsentationen ”Leverede forbedringer på medicinområdet, januar 2018 til januar 2019” (Bilag 4). Det bemærkes, at der ikke blev gennemført forbedringer i december 2018, hvilket skyldes, at Epic ikke havde nogen leverancer af forbedringer, samt at Region Hovedstaden prioriterede egne kræfter til en taskforce, som fjernede en sagspukkel af indmeldinger af fejl på medicinområdet frem mod opgraderingen til SP2018.
Planlagte forbedringer af medicineringsfunktionaliteten fra og med opgraderingen til SP2018 i februar 2019
I forbindelse med opgraderingen til SP2018 den 2. februar 2019 vil der blive gennemført yderligere 14 forbedringer af medicineringsfunktionaliteten.
De forbedringer, der gennemføres ved opgraderingen til SP2018 indebærer blandt andet, at klinikere vil kunne orientere sig i journalhovedet om status for FMK-synkronisering og tilgå afstemningsbilledet (”side-side-visningen”) direkte herfra; overblikket over medicinafstemning ved indlæggelse og udskrivelse forbedres, pauseret medicin kan overføres til SP som fortsat pauseret, hvilket sparer lægen for en del klik; i ambulatoriet kan lægen oprette en ny ordination via en genvej nederst i billedet, uanset hvor lægen befinder sig i journalen, og flere af sygeplejerskens visninger i forbindelse med dispensering og administration af medicin forbedres, hvorved arbejdsgangene effektiviseres og patientsikkerheden øges.
Aktuelt er specifikation af 15 forbedringer, som leveres i løbet af 2019, igangsat eller fuldendt, og det er målsætningen, at der ved udgangen af 2019 vil være gennemført i alt 100 forbedringer til medicineringsfunktionaliteten i SP siden 1. januar 2018.
For en nærmere beskrivelse af udvalgte, planlagte forbedringer se præsentationen ”Udvalgte, kommende forbedringer på medicin-området februar til december 2019” (Bilag 5).
Den faglige prioritering af forbedringsbehov sker løbende, og nytilkomne, væsentlige forbedringsbehov kan derfor tage prioritet og medføre ændrede planer.
Som det fremgik af aktuel orientering til regionsrådet den 22. december 2018, vil regionsrådet i starten af februar 2019 i øvrigt modtage en samlet status over medicinsager fra efteråret 2018.
Graden af ajourføring af Fælles Medicinkort (FMK) ved udskrivning ligger for regionen på gennemsnitligt 84 pct., hvilket er langt over ajourføringsgraden inden implementeringen af SP, som lå på kun ca. 63 pct. Ajourføring af FMK i ambulant regi ligger gennemsnitligt på 69 pct.
SP2018 opgraderingen indeholder en række elementer, der forventes at bidrage positivt til anvendelsesgraden af FMK i ambulant regi.
I vedlagte dashboard ses en oversigt over SP-anvendelse gennem de seneste fire kvartaler - se punktet "SP Anvendelse" (bilag 1).
Det vigtigste udviklingstiltag er opgraderingen af SP til LPR3 og 2018-versionen. Implementeringen følger planen og rapporterer i grøn. Den 22. januar 2019 var alle væsentlige fejl i SP2018 blevet løst. Der foretages test, fejlrettes og gentestes yderligere helt frem til opgraderingen implementeres ved ”go-live” d. 2. februar 2019.
- CIMT's support og uddannelse
SP-support
Sager om fejl og anmodninger, som brugere indberetter til CIMT håndteres af Servicedesk-funktionen først. Hver gang en sag modtages af et team i Servicedesk vurderes sagens prioritet ud fra, hvor mange brugere er berørte, kan sagen udvikle sig og evt. påvirkning af patientsikkerheden. Dette betyder, at hvis sagen ikke løses umiddelbart i Servicedesk, bliver sagens prioritet vurderet flere gange - det vil sige hver gang sagen flyttes til et nyt team. Derved sikres, at påvirkningen af patientsikkerheden vurderes mere end en gang. Sagerne indplaceres på et af tre supportniveauer fra niveau 1 til niveau 3, hvor supportniveau 1 er de mindst komplekse sager, og supportniveau 3 er de mest komplekse. Opdelingen i niveauer svarer til bredt anerkendte procedurer indenfor IT-support.
Sager som løses i Servicedesk (supportniveau 1) er ofte mindre komplicerede og håndteres typisk direkte af Servicedesk ved telefonisk henvendelse fra brugeren, det er sager til hvilke der findes en veldefineret løsning.
Eksempel på servicedesk sag:
- loginfejl
- rettighedsproblemer
- printproblemer.
Sager som Servicedesk ikke kan løse sendes videre til driftsvagten (dispatcherne), som vurderer sagens prioritet og sender sagen videre til det team, som skal løse sagen.
Hvis sagen drejer sig om anvendelsessupport, sendes sagen til SP-anvendelse (supportniveau 2).
Eksempel på SP-anvendelse support:
- hjælp til hvordan man udskriver en patient
- hjælp til bestilling af undersøgelse eller blodprøve.
Hvis driftvagten vurderer, at sagen drejer sig om en systemfejl i SP eller bestillinger til SP sender driftsvagt sagen til relevant team bestående af SP-specialister (supportniveau 3). Sager på supportniveau 3 er de sager, der kræver SP-specialistviden. Det kan eksempelvis dreje sig om sager, der kræver ændringer i SP i form af rettelse af en systemfejl eller bestilling af en ”hyldevare”. Hyldevarer er en ændring som ikke kræver nyudvikling, men som kræver at der bygges en mindre ændring i systemet.
Eksempel på bestilling til ændring i SP:
- ny kalender eller besøgstype
- oprettelse af forsøgsmedicin
- tilføjelse af kemo og terapiplaner.
Eksempel på systemfejl:
- en bestilling som ikke kommer videre til den rette modtager
- et diktat som lander ved en forkert bruger
- oversigtskærm viser ikke de korrekte senge og brugere
Hvis dispatcherne giver en sag prioritet ”høj” eller ”kritisk” vil dispatcherne/driftsvagten tage kontakt til det rette niveau 3 applikationsteam, for at advisere om, at der er en sag med høj prioritet. I alle applikationsteams er der medarbejdere med klinisk erfaring og kendskab til arbejdet med utilsigtede hændelser og patientsikkerhed.
I forbindelse med sagsbehandlingen tager applikationsteamet kontakt til en SP-Risikomanager, når de har behov for sparring om patientsikkerhed. SP-Risikomanagere er således en vigtig og integreret del af den daglige drift.
For at sikre sporbarhed markeres en sag i sagshåndteringssystemet, hvis der samtidigt er konstateret en utilsigtet hændelse (UTH). Ved UTH’er af mere alvorlig karakter tager den lokale Risikomanager på hospitalet kontakt til SP-Risikomanager enten telefonisk eller per mail. I forbindelse med SP2018/LPR3 overgangen er der aftalt, at de lokale risikomanagere kontakter de regionale patientsikkerhedsorganisationer, der kontakter SP-Risikomanager. De vurderer så sagen i samarbejde med det enkelte applikationsteam.
Vurderingen af patientsikkerhedsrisikoen baseres på en afvejning af alvorlighed (den kliniske betydning af fejlen) og omfang (hvilke og hvor mange patienter kan fejlen berøre), samt klinikernes mulighed for at opdage en evt. fejl.
Sager på supportniveau 1 og 2 løses af hhv. Region Sjælland og Region Hovedstaden i den respektive region. Region Hovedstaden løser alle applikationssager på supportniveau 3 – også sager, der er oprettet af brugere i Region Sjælland.
Der er en overordnet tendens til, at der løses flere sager, end der oprettes på supportniveau 1 og 2. I 4. kvartal blev der på supportniveau 3 løst lidt færre sager, end der blev oprettet, blandt andet grundet fokus på LPR3 og SP2018-opgraderingen.
På udvalgte områder er der øget fokus på oprydning i backlog (efterslæb af sager). Det drejer sig bl.a. om medicinsager. Der er den 26. november 2018 nedsat en taskforce med henblik på at nedbringe antallet af åbne sager på medicinområdet med fokus på "gamle" sager i prioriteret rækkefølge. Målet er at nedbringe antallet af incidents åbnet før 26. november fra 248 til 10, hvoraf ingen er mere end 2 måneder gamle, senest ved udgangen af januar 2019. For at nå dette er der dels sket en omfordeling af eksisterende ressourcer og dels tilvejebragt yderligere, midlertidige ressourcer. Status ultimo 2018 er, at denne backlog er reduceret fra 248 til 143 sager.
SP-uddannelse af nyansatte
Det estimeres, at der i 4. kvartal 2018 blev ansat 360 medarbejdere i Region Hovedstaden, der ikke havde forudgående kendskab til Sundhedsplatformen. Nyansatte uden forudgående kendskab til SP undervises på regionens introduktionsuddannelse for SP. Datagrundlaget for antallet af tilmeldte til introduktionsuddannelsen er mangelfuldt, men forventes kvalificeret med virkning fra februar 2019. Tilfredshedsmålinger blandt nyansatte, der har gennemført regionens introduktionsuddannelse for SP, viser imidlertid at mere end tre fjerdedele af dem vurderer, at det faglige niveau er passende, 16 pct. vurderer at niveauet er for lavt, og 7 pct. vurderer, at niveauet er for højt.
I vedlagte dashboard ses en samlet oversigt over udviklingen af både projekter og temaer gennem de seneste fire kvartaler - se punktet "SP projekter og temaer" (bilag 1).
Opmærksomheden henledes endeligt på følgende positive udvikling:
Forberedende analyse til samlet projekt om kliniske databaser er gennemført. Videre analyseaktiviteter fortsætter i et nyt projekt om kliniske kvalitetsdatabaser.
Endvidere har Taskforce for Arbejdsgange og Ambulatorier samt Taskforce for Uddata afsluttet deres arbejde. Rapporteringer fra begge taskforces er vedlagt (bilag 6-8).
Taskforce for Arbejdsgange og Ambulatorier:
Taskforce for Arbejdsgange og Ambulatorier blev nedsat i august 2018. Tværgående Vicedirektørforum (VDF) har i januar 2019 afsluttet taskforcen og har overgivet leverancen til hospitalerne, som nu har ansvar for at inddrage erfaringerne i hospitalernes daglige arbejde.
18 ambulatorier på tværs af de to regioner har bidraget til vedlagte idekatalog ’Bedre Hverdag’, med eksempler på implementeringer, der er lykkedes med at frigive tid hos lægerne, øge patient- og/eller medarbejdertilfredshed, reducere ventetid gennem øget produktion, sikre bedre kvalitet i arbejdsgange – eller en kombination af flere af disse målsætninger (bilag 6).
Det har de gjort ved at definere arbejdsgange og roller i In Basket, ved lokal tilpasning af SP, fx SmartSets, og SmartPhrases, ved at fokusere på patientflow i form af tilpasset samarbejde mellem personalegrupper og i et enkelt eksempel at anvende AutoHotKey til at reducere antallet af indtastninger i modtagelsen af patienter.
Fælles for implementeringerne gælder, at den lokale ledelse har taget ansvar for at skabe bedre arbejdsgange ved at prioritere tid og ressourcer til arbejdet, at være tilstedeværende i både udvikling og opfølgning og endelig ved vedholdende at holde fokus på det lokalt definerede mål.
Taskforcens projektgruppe blev sammensat af medarbejdere fra hospitaler og sygehuse, af proceskonsulenter og medarbejdere med indsigt i SP.
Det tværfaglige samarbejde har været succesfuldt, og gennemgående er der tilfredshed med det brede samarbejde.
Taskforcens tidshorisont gjorde, at der blev udsendt opfordring til at indmelde eksempler primo september 2018 gennem de to regioners IK-netværk (netværk for implementeringskoordinatorer) og via intranettet.
Der er en klar opfattelse blandt taskforcens projektdeltagere, at det havde været muligt at modtage endnu flere eksempler, hvis der havde været tid til at være mere opsøgende på afdelinger og i ambulatorier.
Der gives en tilbagemelding til VDF i juni 2019 om hospitalernes arbejde med taskforcens anbefalinger.
Taskforce for Uddata
Forretningsudvalget besluttede på møde den 28. juni 2018 at nedsætte en taskforce, der kan finde en løsning på, hvordan der kan trækkes validerede data ud fra Sundhedsplatformen til brug for klinikere, forskning og udvikling, samt at sikre integration til de nationale kliniske databaser. Regionsrådet godkendte initiativ for nedsættelsen af taskforce for uddata på møde den 21. august 2018.
Taskforce for SP-Uddata er efterfølgende nedsat med repræsentanter fra Region Sjælland og Region Hovedstaden.
Taskforcen har holdt tre møder. Der har på møderne været fokus på at finde løsninger, der kan forbedre klinikernes daglige brug af SP samt løsninger for forskeres adgang til data. Resultatet af taskforcens arbejde fremgår af rapporten: ”Taskforce SP-Uddata”. Rapporten er vedlagt (bilag 7).
Taskforcen har lagt vægt på i første omgang at finde løsninger på de mest presserende udfordringer og samtidig komme med forslag til en mere langsigtet datastrategi.
I rapporten fremgår blandt andet, hvad der vurderes muligt i forhold til uddata fra SP, hvad klinikere og forskere har brug for, samt hvad der vurderes lovligt.
Der gives i rapporten en række juridiske og tekniske anbefalinger, bl.a. ift. den rollematrix der regulerer adgangen til SP (oversigt over hvilke rettigheder i SP, som gives de enkelte stillingskategorier), eksport af data fra SP, integrationer med andre databaser samt prioritering af nye løsninger.
SP består af flere databaser. Det er taskforcens anbefaling, at det første skridt skal være at give mulighed for at trække data fra databasen Caboodle. Det vurderes, at dette kan være med til at løse nogle af de udfordringer, som klinikerne møder i deres hverdag. Løsning af denne opgave kræver en opnormering af rapporteringsteamet.
Adgang til Caboodle løser ikke alle de udfordringer, som forskerne beskriver. Det er derfor taskforcens anbefaling, at der fortsat samarbejdes tæt med Datacenter Øst om at finde løsninger. Datacenter Øst er en del af samarbejdet mellem Region Hovedstaden, Region Sjælland, Københavns Universitet og Danmarks Tekniske Universitet om østdansk infrastruktur for personlig medicin.
Adgangen til SP er reguleret ud fra en række juridiske vurderinger, der ligger til grund for den nuværende rollematrix. Det er taskforcens anbefaling, at dette grundlag gennemgås og vurderes på ny, med fokus på om adgangene kan justeres.
Administrationen foreslår, at det videre arbejde med SP-uddata integreres i SP-governance-organisationen og dennes samlede arbejde. Rapporten har været drøftet i VDF, der vil arbejde videre med anbefalingerne.
Der lægges i det videre arbejde vægt på at prioritere arbejdet med adgang til Caboodle, samarbejdet med Datacenter Øst samt et eftersyn af det juridiske fundament.
De samlede ressourcemæssige konsekvenser af taskforcens arbejde er ikke opgjort. Der arbejdes videre med at opgøre dette med henblik på, at det kan indgå i drøftelsen af disponering af ledigt råderum i 2019. Alternativt at drøftelsen sker som led i budgetprocessen 2020.
Vedlagt findes et kort statusnotat om regionens arbejde med patientdata (bilag 9).